Pour mieux gérer leurs cahiers de charges à l’Assemblée nationale : L’Ipab renforce les capacités des secrétaires

L’Institut parlementaire du Bénin (Ipab) a organisé du 11 au 12 septembre 2023, à Dangbo, un séminaire de renforcement des capacités du personnel parlementaire sur la gestion efficace et efficiente du secrétariat. Les travaux ont été ouverts par Mathieu Ahouansou, directeur de cabinet du président du Parlement.

L’Assemblée nationale a organisé en collaboration avec le Pnud, un atelier de formation à l’endroit des secrétaires parlementaires. L’objectif général de l’atelier est de renforcer la capacité d’efficacité des opérations du secrétariat dans la conduite des opérations parlementaires. Plus précisément, ce séminaire vise, entre autres, à développer une compréhension des rôles et responsabilités du  secrétaire exécutif et/ou du secrétaire de service au Parlement. Il vise également à présenter les outils et le matériel nécessaires au fonctionnement efficace du secrétariat, maîtriser le processus de planification et d’organisation des tâches en tant que secrétaire, adopter les comportements et les pratiques professionnelles nécessaires pour exercer le rôle de secrétariat. Dans son discours de bienvenue, Carmen Toudonou, directrice adjointe de l’Ipab, a fait savoir que la catégorie d’agents ciblée par la formation ne fait pas l’objet d’une attention particulière, mais cet atelier est très important, car il renforce les compétences techniques des secrétaires qui jouent un rôle de premier plan dans l’administration publique. « Le secrétaire reçoit, compose et envoie des courriers et des emails, trie et archive les dossiers confiés, se tient au courant des agendas départementaux et hiérarchiques, et mène même des mouvements de « préparation et coordination hiérarchique ». En réponse, Mathieu Ahouansou, directeur de cabinet du président de l’Assemblée nationale, a souligné la nécessité de maintenir la dynamique de renforcement des capacités du secrétaire, compte tenu du caractère sensible et diversifié des tâches à lui assignées. Son mandat dépend de la structure de l’unité administrative. A cet effet, la direction de cabinet du président de l’Assemblée nationale et l’Ipab, avec l’appui du Pnud à travers le Parcpoge, a lancé une nouvelle édition de renforcement  de capacités, a-t-il poursuivi. Les participants ont suivi au cours des travaux quatre communications. Il s’agit « Des concepts de base de la gestion de secrétariat, l’accueil des utilisateurs », « La gestion du secrétariat et de l’agenda, de  correspondances lettres administratives et circulation postale administrative : le  cas de l’Assemblée nationale». « Archivage et  gestion numérique des courriers » et « Cadres éthiques et professionnels dans l’administration publique : le cas du Parlement »

Martial Agoli-Agbo (Br Ouémé-Plateau)